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国际贸易的分析与准备

讲师:韩志恺

    第七节:商务考察的接待策略

    大家好,我是韩志恺。这个课件我们聊一下,接待外商的考察。

    一般进口方操作一个项目的时候,会通过网络,通过展会等等的接触,对很多很多单位发出寻盘。他们收到报盘以后,会对这些报盘进行一个初步的评估排队,最后就列出一个初步入围的名单。这个初步入围名单一般会有6家到8家。当他们其他的一些准备工作就绪以后,准备确定最终的设备供应商之前,会对初步入围的单位进行考察。现在中国作为设备出口的大国,设备制造厂多,可选择性很强,所以他们的考察方向往往把中国作为重点。这次考察是被考察单位决定命运的关键一战。那我们在考察中要注意一些什么?我讲以下五点。

    第一点,接待计划,不管对方要求了没有,我们都要主动的做一个书面的接待计划,同时通报给外方。这个接待计划的内容包括定点的迎接、下塌的宾馆、参观的内容、往来的交通方式等等,一定要有准确的书面说明。参观内容,要提前报告给他们,征求他们的同意,也可能他们有一些特殊的要求。都要有一些明确的说明,这个是接待计划。

    第二点,就是梳理业务程序,清理现场。这个是最重要的一项。因为外商来考察厂,它主要的是考查我们的设备技术管理的综合水平。业务程序是要梳理一下的。我相信每个制造厂都有自己的一些工作程序、业务要求等等,但并不是每一天每一时刻都坚持得那么好。这时候主管工艺的这些领导就要下现场,去设计部门和加工车间去看一看,检查一下。现场的清理是有必要的。其中有两点,第一点,就是我们尽量保留外商来询价的同类机型的产品,让他能够看得到,把它放在明显的位置,做一些整理,到时候好做一些讲解。第二点就是有些特别不好看的,就是暂时还没能处理,我们可以把它围一下,做一些处理。这样现场的准备工作一定要提前做好。

    第三点就是要有专门的人员陪同,这个提前一定要做好准备。这个专门人员要对设计和生产全过程都了解,任何提出来的问题,要能马上就能够给予非常准确、迅速地回答。

    第四点,就是参观的流程,这个要提前准备,也就是我们参观要走哪几个车间,哪些科室。比方说加工车间,组装车间这个是一定要看的,再就是质检部门这个是非常重要的,提醒大家。外商对于质检部门非常非常关注。就是我们制造的过程当中是否有一些在线的检测、检测的手段,记录的一些数据,这些数据是否真实。有一次有一个外商来考察我们工厂,在现场他看着其实是挺满意的。然后重点他看了质检部,质检部跟他介绍了日常我们的质检的一些过程,最后他还有些想提问的东西,他问得非常巧妙。他出门的时候指着门口的一棵小树,问了一下这个树在这儿有多少年了,有人回答说将近十年了。这时候他问质检部的主任,这个树是你亲手栽下的吗?那主任回答,不是的,那时候我还没在质检部工作,我到这来大概有五年,这他一听也满意了。其实他心里是想问,质检部的领导在这儿的工作经历有多长,有没有能力,有没有足够的经验去领导这一个非常重要的生产管理部门。

    最后一点讲一下生活安排。第一个就是酒店的选择。有两点,第一点就是带早餐自助餐的;第二点就是前台要有语言沟通能力的,这两点是最好能具备。 然后,就是跟他们预定的房间千万要注意,每个人都是独住的,这点是因为国外的文化、生活习惯跟我们不一样,同性之间是不能两个人住一间房的,他们不习惯,不在乎这个钱谁出。饮食习惯是我们要注意的,因为现在到中国来采购设备的很多是穆斯林国家,伊斯兰教徒它是不能吃猪肉的,所以一定要问他们有没有什么口忌!还有像印度,他这个国家有非常多的素食者,也是一种宗教信仰,他是什么肉都不吃,有的严格的甚至鸡蛋也不吃,这个也要问到,问他是不是素食者等等。然后就是在这个菜种上,举个例子,比方鱼,在国外一般就是大多数的国家吃鱼他都是吃一块一块的,没有刺的或者是那个海鱼本身就很大的,然后白饭,强调一下,很少有外国人直接吃白饭的,最好是炒饭。

    好,总的来讲,这么几点不管是工作上还是生活上,对于我们没有接待过外商的企业会稍许有一些帮助。接待外商如果是第一次的话,我们应该充分的做好准备,除了展示我们本身具有的水平以外,通过接触大家会有亲近感,大家在思想上比较愉快,也是能够对我们这次的考察结果加分的。那么下一讲,我们会单独的对于接待会谈一些细节,怎么去通过细节来强化我们自己的地位,来战胜我们的竞争对手。