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国际贸易的分析与准备

讲师:韩志恺

    第二节商务信息如何快速消化?

    大家好,我是韩志恺。这个课件我们谈一下商务信息的消化。商务信息的来源是多种多样的,比如国际招标的正规文本,或者是某一个项目初步设计的主要章节,甚至是某次会谈的简单记录,或者是一次电话询价,电邮询价的简单的文字表述等等。这些都是属于商务信息的来源。

    当你获悉了一个商务信息的来源的时候,首先是要消化这个信息,逐项的分析,找出自己应对的方案。我们还是以水电站的建设为例,一般来讲,电站建设这类文件信息量比较完整。章节分类大多数是按国际招投标的模板文件编写的,第一次接触到这种文本的时候,可能会有点犯晕。文稿量从几十页到两三百页,全英文的,但是不要被它吓倒,真正需要精准阅读的大约只有1/3其他的可以大致浏览一下,我们曾多次的发现标书中存在的错误,因为这种文本也是当地的设计公司利用以往的标书文件编制成的。文件里边有很多重复和格式化的文字部分。

    我觉得我们可以按照供货范围的不同,采取不同的文件消化方式。

    第一种是EPC总承包方式,这一类项目需要把标书文件全文翻译,工作量是比较大的。注意一定要由专业人员翻译,比方设计院或专门的总包公司,因为这类项目专业性太强,不仅需要掌握大量的专业词汇,还要对生产、技术、工艺、材料有相当的了解,才能够对号入座,不至于在起跑线上就出现了偏差。举个例子,我知道有家企业第一次接触到国际招标文件,他们很感兴趣,但是拿到这个文件以后呢有点犯晕,因为文稿量太大,没有专业的队伍,没有经验。后来他们就把这个招标文件送到翻译公司去处理,耗时一个月,经费是15000多块钱,总算把这个文件翻译出来了。最后他们根据这个文件进行消化,然后做标书的时候发现这文件基本不能用。因为除了传统的一些格式化的文本叙述以外,专业技术要求的部分错误非常非常多,没办法用,这一类的EPC总包,它要求供货非常繁杂,设备之间的关联性很强,需要有总包经验和有总包能力的公司去承担。

    第二种方式是部分设备总包,可能是主机的总包,部分设备总包,或者是规模较小的电站设备总包。由于行业全球化的发展,越来越多的国家对于电站所需要的部分设备具备制造能力,他们更倾向于这部分设备本土化,因此很多项目是由当地的公司来承担总承包的,他们只向我们采购主机部分,或者是主机加上自动化部分,其它的像升压站、水气油、消防、照明、通讯等等,由他们自己完成。这种分配方式比较科学、经济,可以把它叫做是部分设备总包。这种项目的文件要求比EPC总包相对要简单一些,难点是快速消化,业务人员要非常有针对性地把有关的重要部分挑出来,重点翻译。其他的一些格式化的段落浏览阅读就可以了。有经验的业务员会在工作当中培养自己的快速阅读能力,迅速的完成文本的消化工作。            第三种方式就是非常简单的询价询盘,外来文件并不完整,没有具体的技术要求部分,只有像水头、流量、出力等等非常主要的一些技术参数。这种询盘,一般是在项目前期,进口方需要我们提供的初步的方案和报价,进行初设的参考和可行性报告的准备。所以文本的消化工作比较简单,甚至于缺乏一些必要的技术参数。我们在文件消化阶段必须要进行补充和确认。这类询盘不要简单的认为不靠谱就不予理睬,我们可以根据我们的经验予以提示和帮助,外方会对我们的回复和提示充满感激,从而在项目初期就建立了信任感。也可能过了一段时间,经过对方的复测、初设以后会再次发出正式的技术要求文件。这个时候他们第一个想到的就是已经有信任感的商务对象。

    好,各种商务信息的消化方式,我们有了一个初步的了解。总结一下,就是三种。第一,EPC方式,全文翻译,工作量比较大。第二种方式-部分总包需要提炼文件的重要部分和浏览其他的文件部分,就是提炼和浏览相结合。第三种方式是简单的询盘,我们只给予一个报价,就是quotation和一个非常简单的一个specification就可以了。这个里边我觉得第二种方式就是部分总包,提炼和浏览相结合的这种方式,是有些技巧的。那么大家可能会问,那哪些是需要我精读和提炼的,哪一些是只需要浏览一下的?做一些提示,在所有的技术文件当中,有下面几个方面是特别特别重要,不能忽略的

    第一点就是效率和出力。对一个电站在各种水头下的出力,对于你机器在各种负载情况下的效率外商是特别特别关注的。这一块要做非常精准的计算和表述。第二点,材料,某些材料,外商的要求很可能不同于我们国家的国标,比方说转轮,很多国家的外商都要求转轮是全不锈钢材料制作,而中国并没有这样的专门的要求。再比方导叶,我们国家制造导叶多数就是一般的碳钢45号钢,但是也有不少的国家要求导叶是全不锈钢制作的,这一点一定要看清楚,否则它会造成你计算成本的时候发生很大的偏差。第三点,零备件的构成。我们国家按部颁标准就出厂的时候,是有一些必备零配件需要提供给用户的,但是这个相对简单。而国际上它要建一个电站的话,一般来讲他们对零备件的要求都多于我们国家的部颁要求。那么有些文件,对于这些零备件是有非常清楚的零备件表的要求的,要看清楚。那么在我们做报价的时候,这一部分是可以单独做价的。第四点,特殊要求,这个是需要经验的。就是一般的项目里没有提到的一些特殊要求,如果我们看到了这个题目,那么要很认真的把它从头到尾把它看完,并且提示给我们的设计部门,在商务信息里边有些最重要的关键词,可以帮助我们马上就捕捉到延展的一些信息。下一个课时我们会专门谈一谈这些关键词。